Un orchestre pour organiser les projets de la Caisse d’Épargne Île-de-France

Même si elles dépendent toutes de BPCE et du siège central, chaque Caisse d’Épargne a son indépendance, y compris en matière informatique. Ainsi, à la Caisse d’Épargne Île-de-France – 5 000 collaborateurs, 455 agences et 29 centres d’affaire regroupant 3,6 millions de clients –, 150 projets informatiques sont en cours, et 70 à 80 en cours d’instruction. Comment suivre l’activité des chefs de projet et gérer l’affectation des temps de chaque collaborateur ? « Nous avons environ 4 000 jours/homme par an à répartir et les suivre au travers d’un tableau Excel devenait impossible », constate Gilles Tapia, directeur exécutif en charge de l’organisation, l’informatique, la maîtrise d’ouvrage et la qualité (DOIQ) de la Caisse d’Épargne Île-de-France. La banque a donc choisi d’installer Orchestra de NQI pour régler ce souci. Ce logiciel permet en effet d’allouer les ressources humaines et économiques sur chaque projet en fonction de son avancement. La Caisse d’Épargne Île-de-France fait le choix d’une installation d’Orchestra sur un serveur interne : chaque chef de projet y accède de son poste pour ses propres besoins, de façon authentifiée. L’opération est très simple : « il a surtout fallu convaincre les chefs de projet de la nécessité de bien allouer les temps de travail de leur collaborateur sur chaque projet, à la demi-journée près » précise Gilles Tapia. Au départ, une vingtaine de chefs de projet seulement étaient concernés mais désormais, l’ensemble de la direction et une bonne cinquantaine de chefs de projet s’y connectent. « L’objectif est de faire en sorte que tous les chefs de projet se servent de l’outil, pour que nous avancions sur le reporting. » En effet, la DOIQ rassemble des directions jusqu’ici indépendantes : « Nous sommes en train de définir une méthode projet commune à la DOIQ et nous la normalisons pour qu’Orchestra puisse être déployé dans l’ensemble de la direction. »

Cette normalisation se fait avec NQI pour adapter son logiciel aux besoins de la Caisse d’Épargne Île-de-France. Par exemple, explique Gilles Tapia, « nous voudrions que la demande de projet en provenance des métiers soit directement instruite dans Orchestra. Ainsi si elle est validée, le projet passerait directement en mode production. » Ce qui ferait gagner un temps précieux. La banque gère en effet de nombreux projets informatiques, mais ils sont pour la plupart assez rapides (environ 400 jours/hommes/an) et à taille humaine. Orchestra répond à l’ensemble de ses besoins, avec une facturation à la licence en nombre d’utilisateurs, et une maintenance annuelle, elle aussi facturée à l’utilisateur.