Auditeurs de métier, commissaires aux comptes, contrôleurs ou inspecteurs nous indiquent n’avoir rencontré que très rarement, au cours de leurs missions, une application offrant les fonctionnalités qui ont été mises en œuvre par le Crédit Foncier. Celle-ci a consisté à développer au sein du back-office opérations financières (OPEFI), une « approche service » de la mise à disposition de données cadrées comptablement enrichies et mises en qualité, pour répondre, au travers d’un collecteur de données unique, aux besoins de la fonction finances-risques. En IFRS, l’applicatif portait sur environ 25 % de l’actif du bilan et 90 % du
Des travaux redondants
Le contexte réglementaire du passage aux IFRS courant 2006 a représenté une opportunité de revoir les modalités de traitement et la nature du service rendu.
La démarche (voir Schéma 1) a débuté par un diagnostic organisationnel et une revue des processus impliquant front, middle et back, ainsi que l’ensemble des services utilisateurs des données OPEFI. Ces derniers ont exprimé une attente en ce qui concerne la qualité des données et les livrables de la fonction reporting. Les diverses extractions, réalisées à partir des sources front et back pour répondre à des besoins quasi identiques, étaient de nature à engendrer des écarts structurels : ils méritaient d’être sécurisés et rationalisés. Différentes applications coexistaient pour extraire des données, ce qui représentait une opportunité au plan de l’urbanisation du SI. Des travaux de contrôle des données étaient réalisés au sein de différents services : contrôle des périmètres, exhaustivité des données extraites. Ce point pouvait également donner lieu à optimisation. Les travaux de
La situation représentait une opportunité de définir des objectifs d’amélioration avec les collaborateurs des services concernés, en impliquant et responsabilisant tous les acteurs.
Industrialiser le rapprochement compta-gestion, socle de l’application
Restait à définir comment industrialiser le rapprochement compta-gestion et traiter la question du cadrage comptable, le socle de l’application.Différentes techniques peuvent être envisagées, en matière de justification des comptes de bilan et hors bilan « OPEFI », qui dépendent de l’architecture comptable existante.
1. En l’absence
2. En présence d’un interpréteur comptable, la technique consiste en la réutilisation du CRI comptable généré par l’application back, en son « interprétation comptable », avant mise en forme des données en sortie.
La question des
Identifier les données utilisées par la fonction finances-risques
L’étape suivante consiste à identifier la totalité des données élémentaires utilisées par la fonction finances-risques (hors les données comptables). Elle part de la mise à plat de l’existant en matière de reporting et de production de fichiers, pour chacune des filières « métier ». Elle suppose la formalisation de la cartographie des reportings ou productions informatiques de chaque filière, l’identification des données élémentaires nécessaires à la constitution de chaque reporting et de chaque fichier.
Une fois ces chantiers traités, l’élimination des données élémentaires qui doublonneraient est possible, ce qui permet la définition de la liste des données nécessaires, complémentaires aux travaux de justification comptable, en réponse aux besoins métiers.
La « macromodélisation des données » (voir Schéma 2) a été réalisée en faisant en sorte de respecter le principe suivant : accessibilité du modèle de données, facilité, confort d’une forme de simplicité apportée aux utilisateurs.
Enrichir le CRI des données élémentaires « complémentaires »
Il s’agit enfin d’enrichir le CRI des données élémentaires « complémentaires » identifiées lors de l’étape précédente. Dans le prolongement de cette dernière, les travaux ont consisté à extraire, au plan informatique, les données pour répondre aux besoins des utilisateurs, en structurant l’information extraite, sous forme de grandes familles de données. Pour l’essentiel, les familles de données de la sphère OPEFI, au périmètre des stocks, sont les suivantes (liste non exhaustive) :
- données opérations : application source, numéro de deal front et back, instrument, référence de couverture, numéro de jambe, devise de négociation, sens de la négociation, secteur, nombre de titres détenus, comptant ou terme, références de l’accord de netting, date d’arrêté, date de transaction, date de valeur, date d’échéance, durée restant à courir, prochain paiement, prochain amortissement, date d’émission du titre, prochain paiement des intérêts, durée à l’origine, périodicité de paiement des intérêts, type de taux, taux fixe, taux variable ;
- tiers : donneur d’ordre, contreparties, émetteur, garant, rehausseur, pays de résidence, code agent économique, code SIREN, code banque ;
- éléments de notation : de l’émetteur du titre, du garant du titre ou de la créance, du rehausseur (Standard & Poor’s, Moody’s, Fitch, interne, groupe) ;
- montants : nominal, surcote/décote, frais/courtage, prime, soulte, intérêts courus non échus, amortissements actuariels et linéaires, en devise d’origine, en contrevaleur euro à la date d’arrêté ;
- caractéristiques d’imputation comptable de chacun des montants : série de numéros de comptes et clés comptables associées, French/IFRS.
Mettre les données et ou les reportings à disposition des métiers
Dans le respect des besoins des métiers, la dimension fonctionnelle a primé sur la solution technique (voir Schéma 3). Le développement des reports, qui supposent un niveau d’expertise métier, a été, en fonction des cas, centralisé et pris en charge par une fonction maîtrise d’ouvrage, rattachée au back-office, ou assuré par les métiers depuis la base de données mise à disposition.
Le back-office marchés apparaît bien être un carrefour de compétences au service de la fonction finances-risques : pas moins de cinq directions bénéficient en interne des avantages induits par la mise en place du concentrateur de données. Les organes de contrôle bénéficient également du service, dans le cadre de l’exercice de leurs missions respectives (contrôleur spécifique SCF, CACs, IG CFF, IG Groupe, ACP).
Pour conclure et au-delà des éléments déjà décrits, cette réalisation, qui s’inscrit dans le cadre d’une démarche de qualité totale, aura permis de respecter des délais de réalisation resserrés (3 mois pour l’industrialisation du cadrage comptable, 2 à 3 mois pour la définition du contenu complet de la base, 1 mois pour les travaux d’enrichissement), au périmètre d’une application back-office.
Cet exercice a été l’occasion de répondre au besoin de documentation des travaux d’arrêté pour le back-office (description des traitements, formalisation du plan de contrôle et des contrôles élémentaires), de réduire les délais d’arrêté, en augmentant les fréquences de cadrage, avec le passage à une fréquence hebdomadaire, nécessaire au traitement des corrections éventuelles, le plus en amont possible de la date d’arrêté.
Une piste d’audit complète à disposition des métiers
Une piste d’audit complète est ainsi à disposition des utilisateurs depuis mi-2007 qui, partant des références front et en passant par les références back, permet de faire le lien avec les éléments de comptabilisation des opérations. Des données cadrées et synchronisées, qui constituent une photographie du stock en date d’arrêté, sont mises à disposition des métiers en réponse à la réglementation bancaire (pilier 1 de Bâle II).
Les outils de justification comptable existants ont été rationalisés et uniformisés pour l’ensemble du plan de comptes ; l’urbanisation du système d’information a été rendue possible du fait de la mise en place d’un concentrateur unique de données réputées fiables et mises à disposition de différentes directions, au périmètre des opérations financières. Un dictionnaire de données « OPEFI » documente le tout.
Fort de l’intérêt de cette approche, du service rendu aux métiers au plan de la cohérence d’ensemble, la démarche et le schéma d’architecture ont été étendus aux autres chaînes de gestion de l’établissement. Les travaux sont en cours.
