L'annulation de l'émission Koh Lanta, l'explosion au palais des sports entraînant l'annulation de plusieurs représentations de la comédie musicale 1789, les Amants de la Bastille ou encore les récents mouvements de grèves des intermittents du spectacle sont autant de sujets d'actualité qui permettent de mesurer les risques liés à l'organisation d'événements.
Un événement, par définition un rassemblement de personnes dans un même lieu à une date convenue et avec un objectif commun, s'organise à l'avance et doit être préparé méticuleusement. L'objet même d'un rassemblement comporte des risques, qui doivent être anticipés.
Cette organisation engendre des coûts financiers. Il faut donc s'assurer tout d'abord que le public présent permettra de rentabiliser l'événement. Ces décisions entraînent des risques qu'il convient de bien définir pour mieux pouvoir les appréhender et les couvrir. On peut comprendre que les décisions de l'organisateur peuvent être orientées dans le souci de rentabiliser l'événement et pérenniser son activité. Dans la production de spectacle, tout ce qui est investi devra être rentabilisé sur une courte période, limitée dans le temps, car un événement est par nature temporaire. L'organisateur doit donc tout mettre en place pour que la manifestation ait lieu dans les conditions
attendues. Selon le type d'événement et la manière dont il a été organisé, les problématiques et les risques qui en découlent ne sont pas identiques : il est donc utile de se référer à un exemple d'événement pour définir et mesurer les risques.
Le cas d'un festival
Dans le cas de l'organisation d'un festival, il faut d'abord faire la liste des intervenants nécessaires à la mise en place de ce type
d’événement. L’organisateur a établi avec les producteurs de chacun des artistes les différents contrats de cession permettant de sécuriser leur présence à l'événement. Ces contrats lient contractuellement l'organisateur et le producteur qui se doivent, pour le premier, de payer le prix de la prestation de l'artiste et, pour le second, de s'assurer de la présence de l'artiste le jour de la
manifestation. Dès lors que la programmation est établie, l'organisateur doit faire appel à plusieurs prestataires :
- agences de communication : pour promouvoir l'événement auprès du public ;
- exploitant de lieu : permettant de mettre à disposition le lieu où se tiendra l'événement ;
- divers prestataires techniques : location de matériel, installation de matériel, logement, catering, merchandising...
Différentes solutions s'offrent à lui, telles que :
- libérer une avance de trésorerie auprès de sa billetterie (Fnac, Digitick, Tickenet...) ;
- effectuer des démarches vis-à-vis des autorités compétentes dans le but de d'obtenir des subventions ;
- ou de mettre en place des partenariats avec des sociétés privées (mécénats).
Synthétiser ces opérations contractuelles dans un tableau (voir Schéma) permet de visualiser la position de chacun des intervenants.
La présentation de ces intervenants permet de comprendre l'importance des capitaux mis en jeux pour organiser l'événement :
- budget artistique ;
- budget technique ;
- coût de location du site ;
- budgets « divers » (catering, merchandising, buvette...)
Dans le cadre de l'organisation d'un festival, les décisions peuvent se prendre près d'un an à l'avance. L'organisateur prend des engagements financiers vis-à-vis de ses prestataires et des partenaires, mais également des engagements vis-à-vis du public, de ses salariés et bénévoles. On comprend donc l'importance, pour l'organisateur, que l'événement ait lieu.
Le risque financier
Ces investissements se font pour un événement qui doit avoir lieu à une date définie à l'avance. La difficulté est d'anticiper toutes les situations qui pourraient compromettre la bonne tenue de l'événement, car certaines situations ne peuvent pas être anticipées par les organisateurs.
Voici quelques risques imprévisibles et extérieurs à la volonté de l'organisateur :
- risques liés aux retraits d'autorisations administratives ;
- risques liés à l'indisponibilité du lieu ;
- risques liés à une carence électrique ;
- risques liés à l'indisponibilité du matériel (par exemple, du matériel qui se trouve bloqué dans les transports suite à des grèves) ;
- risques d'intempéries (dans le cas d'un festival, ce risque est très présent, car au moins une partie de l'événement est susceptible d'être en plein air) ;
- risques liés à l'indisponibilité d'une personne indispensable (artistes, metteur en scène, techniciens).
Le risque d'annulation
L'actualité récente liée à la grève des intermittents du spectacle a entraîné l'annulation partielle de plusieurs événements tels que le Rio Loco à Toulouse, le Printemps des comédiens à Montpellier, les Nuits de Fourvière à Lyon ou encore le festival Uzés Danse.
Cette situation est préjudiciable pour les organisateurs, car ils subissent des pertes financières. Pour certains, l'équilibre financier déjà fragile n'a pas pu être atteint.
Dans le cas des festivals, l'équilibre financier est atteint, parfois, uniquement si toutes les journées de festivals ont lieu. En effet, il se peut que dans la programmation de l'événement, la première journée soit une journée d'appel incitant les festivaliers à prendre des « pass » de 3 jours. L'organisateur accepte donc d'investir un budget artistique plus élevé que les recettes attendues sur la première journée, le but étant de rentabiliser cette journée sur les deux suivantes. Si les deux dernières journées sont annulées, l'organisateur aura évidemment travaillé à perte.
Des solutions assurantielles existent pour couvrir ce risque. En cas d'annulation, l'assureur peut prévoir, dans le cas où les causes sont extérieures à la volonté de l'organisateur, que les frais engagés, voir les recettes escomptées, soient prises en charge. Il existe également des extensions de garanties dans un contrat d'assurance annulation :
- assurer l'indisponibilité d'un ou plusieurs artistes, par exemple en cas d'accident ou de maladie ;
- assurer les risques liés aux événements climatiques.
Les risques de responsabilité civile
Les différents intervenants dans un festival sont confrontés aux risques liés à leur qualité d'employeur, mais également à sa responsabilité vis-à-vis du public.
La préparation d'un festival nécessite des moyens humains. Avant le festival, un bureau permanent permet de mettre en place et d'organiser le festival. Mais le jour de l'événement, des moyens humains bien plus importants sont nécessaires. C'est pour cela que bien souvent beaucoup de bénévoles sont sollicités. Vis-à-vis de ces salariés et ces bénévoles, l'organisateur a un devoir de sécurité et il doit mettre tous les moyens en œuvre pour éviter tout dommage corporel. Dans le cas où une personne serait blessée, la responsabilité civile de l'organisateur pourrait être engagée.
D'autre part, l'organisateur a une responsabilité vis-à-vis du public. Par exemple, si l'artiste décide de se jeter dans le public lors de sa prestation et que, lors de cette action, il blesse une personne du public. Si le dommage est important, il est probable que le festivalier recherchera la responsabilité de l'organisateur, qui lui-même pourra rechercher en recours celle du producteur, employeur de l'artiste.
Les différents intervenants ont donc intérêt à s'assurer pour couvrir leur responsabilité civile, afin de faire face financièrement au règlement d'un préjudice corporel ou matériel qu'ils pourraient causer. On imagine très bien que, d'un point de vue financier, ces recherches en responsabilité, surtout pour un dommage corporel, peuvent se chiffrer en dizaines de milliers d'euros. L'assurance permet aussi d'assumer les recours qui pourront éventuellement être engagés par l'organisateur contre les prestataires ou le producteur. Toute personne qui subit un dommage sur l'événement ira, dans un premier temps, rechercher la responsabilité de l'organisateur, mais celui-ci dispose d'un recours contre le responsable final du dommage.
Le risque de détérioration de matériel
Les risques liés au matériel utilisé lors d'un festival sont importants. Pour réaliser un événement, l'organisateur doit mettre en place un équipement coûteux : l'installation des scènes et les effets de lumière, de son et de vidéo. Cela représente une grande quantité de matériel et un coût important. L'organisateur loue ce matériel, se le fait confier (par les artistes ou les musiciens, par exemple) ou achète en propre une partie du matériel.
Dans tous les cas, ce matériel a souvent une grande valeur, compte tenu de sa quantité et de sa qualité. Ce matériel sera utilisé par différents intervenants (bénévoles, techniciens, salariés) et cela augmente les risques (casse, vol et détérioration). Si une quantité importante de matériel était dégradée, cela pourrait avoir des conséquences sur la stabilité financière de la société organisatrice. L'assurance intervient pour couvrir les dommages que peut subir le
matériel. Un organisateur de spectacle est donc confronté à de nombreux risques qui peuvent en partie être couvert par un contrat d'assurance.
Le risque d'image
Outre les risques financiers, le risque d'image doit être évoqué. Pour reprendre l'exemple présenté en introduction, l'explosion au Palais des sports en novembre 2013, qui a causé le décès du directeur artistique de la comédie musicale 1789 Les Amants de la Bastille. Cette explosion a entraîné, en effet, un préjudice financier pour l'organisateur :
- annulation de plusieurs représentations de la comédie musicale (perte de recettes) ;
- indisponibilité du directeur technique de la comédie musicale (homme clé) ;
- dégâts matériels : dommages au bâtiment loué (le Palais des Sports), dommages matériels sur le matériel propre (prêté, loué ou en propriété), dommages aux aménagements et mobilier prêtés par la salle ;
- dommages corporels : décès du directeur technique, 15 victimes corporelles.
Ces risques peuvent être couverts par des produits d'assurance, l'« Assurance perte d'image » qui propose des prestations telles que :
- le dépêchement d'une cellule de crise pour aider à la rédaction des premiers communiqués de presse ;
- une aide psychologique aux victimes ;
- l'aide au recrutement d'une nouvelle personne clef.
En conclusion, il faut souligner que l'assurance offre des solutions aux multiples risques financiers, d'annulation, de dommages aux biens et corporels ou d'image que courent les organisateurs de spectacle. Mais d'autres risques demeurent, qui n'ont pas été évoqués, car il n'y a pas de solutions en termes d'assurance. En effet, un contrat d'assurance ne peut appréhender que les risques extérieurs et imprévisibles pour l'organisateur. À ce jour, le manque de succès ou encore la reprise des antécédents médicaux pour les artistes ne peuvent pas être couverts par une police d'assurance et restent à la charge des différents entrepreneurs de spectacles.
