Améliorer (étape 4) :
Sur un formulaire de demande de règlement successorale, un champ permettant de saisir une option de prélèvement se faisait dans une zone libre que l’ayant droit devait renseigner, les options étant explicitées en annexe. Dans 40 % des cas, la saisie comprenait des erreurs et remettait en cause la bonne exécution de l’opération. La zone de saisie a été remplacée par des cases à cocher.
Le dispositif de contrôle sur les pièces nécessaires dans le dossier a été revu et optimisé afin d’adopter une approche par les risques qui permet de justifier ou non la double-signature.
Contrôler (étape 5) :
Dans le processus de traitement de succession, la mise à disposition de l’état patrimonial a été identifiée comme l’étape clé et prioritaire dans l’ensemble du processus. Le responsable de service a la capacité d’arbitrer une réallocation de moyens pour assurer en continu le niveau de service sur cette activité. En revanche, si la réallocation ponctuelle de moyens n’est pas suffisante ou si la dégradation des délais de production dépasse le seuil d’acceptabilité, le déclenchement d’autres actions est prévu, mais cette fois avec l’intervention de son supérieur hiérarchique.
Dans le cadre de la valorisation des positions titres, le contrôle était systématique. Dorénavant, afin de prioriser la gestion des dossiers, le dispositif mis en place permet de ne réaliser le contrôle que si le marché est volatil. Le dispositif fonctionne ainsi selon une approche non systématique, mais basée sur une « alerte risque » qui prend en compte l’évolution de l’environnement.
