Anticiper pour éviter les faux pas dans le changement de SI

La mise en œuvre de projets de transformation des systèmes d’information (SI) est souvent synonyme de migrations délicates et complexes entre différentes plateformes. Ces transformations métier et SI, bien que cruciales pour rester compétitif dans le monde du crédit, peuvent entraîner des répercussions significatives sur la sphère comptable. C’est pourquoi il est important de bien anticiper les aspects comptables liés à ces migrations. L’objectif du présent article n’est pas de fournir une méthodologie exhaustive, mais plutôt de soulever des points essentiels sur lesquels il convient de s’attarder pour assurer le succès de la bascule du point de vue de la comptabilité.

Dans un système d’information de gestion, le lien entre évènement de gestion et évènement comptable est fondamental. Chaque action opérationnelle, telle qu’une tombée d’échéance ou un remboursement, génère des évènements spécifiques dans le système de gestion qui seront traduits avec précision en termes comptables.

Cependant, au cœur de cette symbiose entre gestion et comptabilité, se pose un enjeu comptable majeur quand il s’agit de migrer d’une plateforme de gestion vers une autre : l’identification et le traitement des écarts de couverture fonctionnelle et de méthodes entre les deux plateformes. L’objectif est d’assurer la continuité opérationnelle et technique de la production des comptes avec, a minima, les mêmes exigences de fiabilité et de délais. Cela revient à s’assurer que le système cible couvre bien l’intégralité du besoin comptable en termes d’évènements, de données (notamment pour l’alimentation de la clé comptable) et des mécanismes de suivi, de rapprochement et de reporting.

Écarts fonctionnels. D’un point de vue comptable, le système cible peut ne pas couvrir ou ne couvrir que partiellement les besoins sur certains périmètres fonctionnels ou certaines fonctionnalités, comme par exemple la gestion des IFRS (International Financial Reporting Standards), la gestion des déclassements de créances, la gestion des provisions, la gestion des étalements, etc. Il est important d’identifier tôt dans le projet les fonctionnalités non couvertes, afin d’anticiper les solutions à mettre en œuvre. Cela pourrait impliquer la mise en place de solutions ad hoc, notamment des EUC (End-User Computing) comptables, nécessitant parfois une charge conséquente de conception, de développement et de recette. Dans d’autres cas, ces écarts fonctionnels peuvent amener les directions comptables à arbitrer certains traitements. Dans ce cas, des changements de méthodes ou d’estimations comptables doivent être envisagés et documentés avec des analyses d’impacts à instruire, souvent en collaborations avec les commissaires aux comptes (CAC), afin d’anticiper le traitement des justifications lors de la clôture annuelle.

Écarts de modélisation comptable. Identifier les écarts de modélisation des évènements dans le système cible est crucial pour définir les nouveaux schémas comptables à déployer lors de la bascule. Par exemple, le système cible peut ne pas « savoir » traiter certaines complexités financières liées aux produits de financement, comme les marges différenciées, des changements contractuels de plafonds, la cession d’un contrat de crédit avec plus ou moins-value... Il ne saura pas par conséquent véhiculer les attributs et les montants nécessaires à la bonne comptabilisation de l’opération. Pour reprendre l’exemple de la cession, l’une des solutions pourrait être la traduction de l’opération sur la base d’un évènement de remboursement anticipé. La plus ou moins-value de cession quant à elle, serait comptabilisée sur la base d’une saisie de commission (avec un code frais spécifique à créer et un mode de règlement spécifique). À défaut de développements complémentaires ou d’adaptation des traitements comptables, l’exercice de faire rentrer des ronds dans des carrés peut s’avérer un casse-tête pour les équipes comptables.

Écarts de dates. L’une des problématiques qui revient quasi systématiquement sur les projets de migrations, est bien celle des dates (date d’opération, de valeur, comptable, de traitement, etc.). Au-delà de la nécessité de bien identifier la bonne date de comptabilisation, une instruction large et approfondie des règles de gestion sur lesquelles se base l’alimentation des champs « Date » dans les flux générés par le système cible, permet d’identifier des écarts de « perception » par exemple sur la date de constatation des impayés, la date d’appel d’une échéance ou d’une commission vs date d’échéance, la date de traitement des fichiers de règlements vs la date effective de règlement, etc.

Ces différents types d’écarts, plus ou moins critiques, sont presque inévitables dès lors qu’on migre vers un nouvel outil de gestion. La solution n’est donc pas de les éviter mais plutôt de les anticiper pour mieux les gérer. Ceci passe par l’identification des fonctions ou fonctionnalités critiques dans le cadre d’une analyse de l’existant (Quels périmètres couvrir   Quels évènements comptabiliser ? Quelle alimentation pour la clé comptable ?) et, ensuite, par la confrontation des besoins avec ce que propose le nouvel outil, dans le cadre d’ateliers d’identification de gaps.

Il s’agit d’opérations initiées dans l’ancien système mais qui se dénouent dans le système cible. L’exemple type est celui des règlements dont la date d’exigibilité est postérieure à la date de bascule, mais pour lesquels les fichiers de règlement (par exemple, les fichiers de prélèvements SEPA) sont générés dans l’ancien système. À la date de la bascule, ces opérations sont généralement migrées en statut « appelées réglées » mais sans vraie certitude quant à leur règlement effectif dans le système cible. Se pose donc la problématique, aussi bien business que IT, du suivi des cas de rejets/impayés pouvant survenir ultérieurement. Une vigilance particulière doit donc être portée à la migration des bonnes références bancaires (règlements, rejets et impayés...), afin de permettre l’appairage des opérations.

Une autre population à surveiller est celle des créances « appelées non réglées », autrement dit les créances (échéances, commissions...) dont les traitements de calcul et d’éditique ont été réalisés dans l’ancien système mais dont la date d’exigibilité est postérieure à la date de la bascule. Pour les systèmes qui génèrent l’évènement de tombée d’échéance ou de facturation à la date d’échéance (et non à la date de calcul et d’éditique, comme la plupart des plateformes de Crédit), il existe une rupture dans la chaîne comptable à compenser généralement par un traitement manuel (écritures de tombées d’échéances ou de facturation à saisir par OD).

Pour assurer la fiabilité des enregistrements comptables et apporter de la visibilité aux équipes comptables déjà bien occupées par le suivi des nouveaux flux postbascule, le traitement de ces opérations dites « à cheval » doit être anticipé et « cranté » dans les chronogrammes de bascule.

Le rapprochement comptabilité-gestion est une activité incontournable dans toute fonction comptable. Il permet en effet de s’assurer que les transactions et les soldes enregistrés sont complets et exacts. Aussi, les anomalies de rapprochement sont autant de pistes de dysfonctionnements à clarifier dans le cadre des projets de migration, aussi bien avant qu’après la bascule.

Avant la bascule, le rapprochement s’accompagne souvent de travaux de « nettoyage » (data cleaning), car le projet de migration constitue une excellente occasion de mettre en cohérence les stocks comptables et de gestion en apurant les suspens injustifiés, les mouvements de gestion erronés... Dans tous les cas, il est indispensable de réaliser un rapprochement comptabilité-gestion arrêté au jour de la bascule, d’identifier et de justifier tous les écarts issus des flux de l’ancien système. Cette étape permet d’isoler les problèmes, de les justifier et de faciliter les premiers rapprochements comptables postérieurs à la bascule dont le périmètre ne sera pas « pollué » par les écarts structurels dus à la migration.

Après la bascule, et dans la mesure où les écarts de rapprochement avant bascule avaient été identifiés et justifiés, la migration peut être validée par un rapprochement du stock de gestion avant bascule avec le stock de gestion migré.

Au-delà de l’activité de rapprochement en elle-même, la cohérence entre la comptabilité et la gestion doit être constamment recherchée dans la nouvelle configuration du système cible. Il ne faut pas perdre de vue que les agrégats de gestion migrés – encours, intérêts courus non échus (ICNE), impayés... − ne sont pas de simples lignes qu’on alimente dans des tables ; ils représentent également des postes de bilan et de résultat qu’il doit être possible de reconstituer.

Afin de sécuriser le démarrage de la fonction comptable sous le nouvel outil de gestion dans les meilleures conditions, un dispositif d’ hypercare impliquant les ressources projet, les métiers et les équipes de production IT devrait être mis en place pour accompagner les équipes comptables sur les premières opérations, les premières semaines postbascule et notamment lors des premiers exercices de fin de mois.

Cet accompagnement vise à fluidifier la communication entre la gestion et la comptabilité, notamment sur des nouveaux processus « fragiles » ou non totalement maîtrisés de sorte à limiter au maximum l’impact sur la production comptable.

Chaque projet de migration soulève ses propres difficultés. Elles dépendent de nombreux paramètres comme les spécificités des systèmes actuels et cibles, la complexité du périmètre métier migré, ou les contraintes et objectifs du projet. Quel que soit le contexte, orchestrer la danse complexe des transformations SI et métier nécessite une anticipation rigoureuse des implications comptables. Il est indispensable que les équipes comptables soient impliquées très tôt dans la modélisation des opérations dans le système cible, afin d’anticiper les écarts potentiels à traiter dans la comptabilité.

Des écarts de périmètres et de méthodes à la gestion des « opérations à cheval », chaque pas doit être soigneusement étudié pour éviter d’impacter la production des comptes. Le rapprochement comptabilité-gestion et le soutien hypercare post-bascule sont cruciaux pour valider la migration, garantir une transition en douceur et maintenir la fiabilité des enregistrements comptables. Dans cette chorégraphie délicate, la collaboration étroite entre les équipes comptables et les experts SI est clé de la réussite.