Comment assurer la fiabilité des informations financières lorsqu’on est un grand groupe et que l’on doit publier régulièrement des informations à ses investisseurs et au régulateur ? Face à ce casse-tête, la Société Générale a choisi une solution logicielle pour consolider ses données. « Concrètement, nous publions trimestriellement 2 500 chiffres fournis par près de 30 contributeurs, en deux langues. Annuellement, ce sont 3 000 à 4 000 pages de communications financières qui sont produites, entre les slides destinées aux analystes, les communiqués de presse, le document de référence et ses actualisations », affirme Claire Valtot, responsable de la communication financière du groupe Société Générale. « Notre communication financière est aussi utilisée pour le management en interne. Nous devons rassembler cette information de façon sécurisée. » Or, jusqu’à présent, la récupération des données se faisait manuellement et chacun assemblait et traitait à son niveau ses chiffres avant de passer le relais au contributeur suivant, ce qui multiplie les risques d’erreur, et ralentit la production avec chaque vérification. Claire Valtot explique : « Notre souci était de faire du “straight-throuqh processing” entre l’émetteur de la donnée, et la publication finale pour éviter les erreurs et fiabiliser le processus : avant, entre la donnée brute et le document final, il pouvait y avoir deux ou trois étapes de ressaisie pour chacun des 2 500 chiffres, soit autant de risques d’erreur. » De plus Claire Valtot voulait un outil permettant à ses équipes de travailler en parallèle et ensemble sur un même document, le tout de façon sécurisée.
L’appel d’offres lancé auprès des différents éditeurs de logiciels était encore plus compliqué, car la comptabilité voulait également bénéficier du produit choisi pour réaliser les comptes consolidés. Sur les six candidats, Tagetik a été retenu pour des raisons de sécurité. « Tagetik est l’outil qui répondait le mieux à nos exigences très élevées en matière de sécurité informatique (accessibilité au réseau), de protection des données et de facilité d’utilisation. Sur le plan de l’installation, le projet est entré en phase d’homologation en septembre2015 et mis en production en janvier 2016. Ce qui chez nous est très rapide. On a produit 30% de la communication financière du groupe avec en février 2016, pour nos résultats annuels, et 100% pour les résultats du premier trimestre2016. Ce sont des délais extrêmement courts pour un projet aussi structurant. Nous avons aujourd’hui près de 350utilisateurs qui ont produit pour la première fois en2017 l’intégralité du document de référence grâce à cet outil», constate Claire Valtot. En pratique, Tagetik recrée sa propre base et synchronise les informations: «Le contrôleur de gestion me fournit des chiffres corrects et mon métier est de fournir au marché une explication correcte de ces chiffres. Je réduis également mon temps de production : là où il me fallait deux heures pour sortir une information, aujourd’hui, cela prend deux minutes. Toute mon information est à jour en permanence» précise-t-elle. Seul un jeu de chiffre subsiste, utilisable indifféremment pour les publications en français et en anglais. Pour les équipes, l’appropriation de l’outil a été très courte. Il est en effet masqué par l’interface Office classique, et les contributeurs accèdent aux données en passant par Word et Excel.
