Pour les règles en matière de responsabilité sociétale (RSE), d’environnement et de santé et sécurité au travail (HSE), Tennaxia a mis en œuvre une base de données d’exigences partagées. Elles sont directement issues des textes réglementaires, découpés pour en extraire des exigences homogènes et mesurables, résumées et commentées pour en faciliter l’interprétation. Les équipes peuvent alors déterminer pour chacune si elle les concerne et de quelle manière, puis définir des indicateurs et les renseigner. Dans certains cas, le contrôle de son respect peut être directement intégré au processus, mentionnant jusqu’à l’article du Code de l’environnement qui s’applique. Pour le transport de déchets, par exemple, l’édition du bon d’expédition est bloquée si l’agrément du prestataire n’est pas suffisant ou n’est plus valide. Toutes les vérifications et décisions de transport sont tracées en base.
En revanche, d’autres exigences ne peuvent être ainsi directement transcrites et surveillées dans un outil de gestion et de suivi du processus concerné. Par exemple, travailler en hauteur peut nécessiter de porter un harnais antichute mais l’enregistrement à chaque mouvement est impossible. Le contrôle est alors réalisé hors du cours de l’action, par déclaration d’un manager ou par observation par un tiers, enregistrée en base. La base d’exigences et de contrôles concentre alors, pour l’univers RSE HSE et de façon directement accessible aux équipes opérationnelles comme aux auditeurs, les textes réglementaires, découpés en exigences, l’identification des équipes qui les appliquent et les preuves de contrôle et de mise en œuvre, qu’elles soient systématiques, déclaratives ou observatoires.
