Toute société travaillant notamment avec des institutionnels connaît ce dossier, aussi incontournable que parfois laborieux. Les appels d’offres, ou Request For Proposal (RFP). Chez Swiss Life Asset Managers, le service spécialisé gère 500 RFP et Due Diligence Questionnaires (DDQ) par an. Soit en moyenne deux par jour ouvré !
Face à une charge de travail croissante et un processus manuel fastidieux, l’entreprise a développé une solution d’intelligence artificielle permettant d’améliorer la productivité, la qualité et la rétention des analystes RFP. Un GPT RFP !
Jusqu’à présent, l’équipe utilisait une base de données traditionnelle contenant des paires de questions-réponses. Le processus impliquait plusieurs étapes manuelles. D’abord, rechercher la question correspondante dans la base de données. Ensuite, la vérifier et l’adapter, avant de l’insérer dans le document client. Dernière étape cruciale : archiver la nouvelle réponse pour des usages futurs. Bien que fonctionnel, ce système était chronophage et demandait une forte implication humaine, limitant l’efficacité mais aussi la rapidité de traitement.
Face à ces défis, Swiss Life Asset Managers a entrepris de développer une plateforme GPT en interne. Ce choix stratégique permet de garantir la confidentialité des données d’investissement, tout en bénéficiant des capacités avancées de l’IA générative. Pour y parvenir, le projet s’est déroulé en plusieurs phases. D’abord, le développement de la plateforme utilisant la technologie d’intelligence artificielle GPT. Les équipes chargées des RFP, l’ingénierie financière et le cloud IT ont collaboré pour tester et affiner la technologie. Ensuite, l’approche d’apprentissage : le modèle GPT a été formé en utilisant les RFP traitées au cours des trois dernières années, permettant ainsi une compréhension fine des questions et des réponses adaptées. Il a ensuite fallu automatiser le flux de travail. La solution IA a donc été intégrée dans un workflow qui interroge le modèle GPT, gère l’édition manuelle si nécessaire et retourne la réponse optimisée à la base de données.
20 % de gain de productivité
L’adoption de cette solution a conduit à plusieurs améliorations significatives. D’abord, l’augmentation de la productivité et de la qualité : l’IA réduit le temps de traitement et améliore la cohérence des réponses. Elle garantit des réponses uniformes et adaptées aux besoins des clients. Comme la réponse aux RFP est désormais accélérée, elle permet à l’équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En réduisant la charge de travail répétitive, la solution contribue aussi à améliorer la satisfaction et la motivation des équipes.
Grâce à cette solution, Swiss Life Asset Managers prévoit l’abandon progressif de l’ancienne application RFP. À la clé : une économie annuelle de 20 000 à 30 000 francs suisses. L’opération permet aussi un gain de 20 % en productivité, tout en améliorant la qualité des réponses.
L’intégration de RFP GPT au sein de Swiss Life Asset Managers illustre parfaitement comment l’intelligence artificielle peut transformer un processus métier clé. Cette innovation apporte non seulement des gains de temps et de qualité, mais aussi un avantage concurrentiel en rendant la gestion des RFPs plus agile et performante.
