Le fonds d’investissement qatari Diar travaille sur de nombreux projets hôteliers. L’un d’entre eux, Majestic EURL, concerne la rénovation d’un immeuble haussmanien en hôtel 5 étoiles, avenue Kléber à Paris. « Pour ce projet, nous avons mis en place l’outil Yooz fin 2009 » explique Delphine Eskenazi, directrice administratif et financier de Diar.
Yooz est la solution de dématérialisation des processus de facturation (de la création de la facture à son règlement et son archivage, en passant par les différentes étapes de sa validation) en mode Saas (Software as a Service) d’Itesoft. Le tout est intégré au logiciel de comptabilité utilisé dans la société. « Nous n’avions pas besoin d’une méthode pour archiver nos factures, affirme Delphine Eskenazi, mais pour dématérialiser la validation des factures à travers nos différents prestataires : architectes, décorateurs, administrations, etc. Comme nous gérons un projet immobilier, il y a de nombreux intervenants qui doivent approuver chaque facture. » À l’heure actuelle, le projet comprend quatre niveaux différents de validation. Désormais, avec Yooz, en cas de changement de valideur (personne physique) chez le prestataire, tout se fait simplement. Le système a juste demandé une demi-journée de paramétrage à la mise en place, ensuite les équipes de Diar l’ont pris en main très rapidement. « Pour l’instant, nous avons entre 60 et 70 factures par mois qui transitent par ce système pour une quinzaine d’utilisateurs, mais la cadence devrait s’accélérer dans les phases finales du projet. » En théorie, l’hôtel devrait ouvrir ses portes en 2013, et Delphine Eskenazi commence déjà à réfléchir à d’autres utilisations de Yooz. « Nous n’avons pas d’autres projets de cette envergure, mais lorsque l’un d’entre eux se présentera, cette solution sera indispensable pour gagner du temps et de la lisibilité dans le processus. »
