Dépenses professionnelles : entre facilitation et contrôles

Les paiements de dépenses professionnelles couvrent des cas d’usage très variés (transports, restauration, frais de représentation, petits matériels, amendes…) et  se caractérisent par des règles de fonctionnement spécifiques, liées à la limitation des dépenses, au contrôle de ces dernières et aux nécessités de reporting.

De nouveaux moyens de paiement pour les dépenses professionnelles

L'auteur

La série d’articles présentée par Régis Bouyala et Pierre Françon sur les nouveaux usages de paiement porte ce mois-ci sur les dépenses professionnelles avec les témoignages d’Antoine Dumurgier (Edenred), Gilles d’Huiteau (C2A) et Tristan Leteurtre (Mooncard).

Revue de l'article

Cet article est extrait de
Revue Banque n°833

Fusions transfrontalières: Les obstacles à surmonter

Alors que l’attention se porte en général sur les moyens de paiement conçus pour les usages des particuliers, qu’ils soient classiques ou répondant à des besoins spécifiques, par exemple la mobilité (thématique abordée dans notre précédent article [1]), les usages professionnels ont aussi des particularités qui leur sont propres. Les besoins sont souvent différents, selon qu’il s’agit de grands groupes, de petites entreprises ou bien d’indépendants.

En effet, les entreprises confient régulièrement l’exécution de leurs paiements à des salariés, ou à des tiers (consultants, business développeurs, représentants à l’étranger, intérimaires…). Pour ce faire dans le cadre établi par l’entreprise, cette délégation se doit d’être contrôlée a priori ou a posteriori, ce qui induit des attentes particulières aux regards des moyens de paiements mis en œuvre.

Des moyens de paiement classiques pour des usages standards

Depuis longtemps, les usages professionnels des paiements sont pris en compte par les banques. Il s’agit de donner aux dirigeants d’entreprise la panoplie des moyens de paiements, y compris le chèque et la carte pour des usages courants, comme les dépenses de frais de représentation, d’achat de petits matériels, de frais de déplacements, d’essence… On est là majoritairement sur le segment des PRO (indépendants, TPE, PME/PMI, artisans, commerçants). Lorsqu’il est question d’une carte dite Pro, appelée souvent Business, elle est émise au nom du dirigeant (porteur de la carte), tout en étant adossée au compte bancaire de l’entreprise. Pour l’utilisateur, pas besoin d’avancer de l’argent et d’attendre (souvent un mois) avant de se faire rembourser par l’entreprise.

Concernant la prise en charge des frais des salariés, des solutions dites Corporate permettent d’émettre au nom des salariés des cartes à usage général. Alors qu’à l’origine ce type de carte était adossée au compte de l’entreprise, elle est maintenant le plus souvent adossée au compte personnel des salariés, ce qui les sensibilise à leurs dépenses professionnelles, une avance sur frais étant susceptible de couvrir l’avance de trésorerie de chacun. Alors qu’American Express est le leader historique sur ce type de carte, toutes les banques proposent des cartes Corporates, le plus souvent en Visa ou Mastercard only (non cobadgée avec le schéma de carte domestique CB). Notons que, pour les émetteurs, les cartes rapportent une rémunération favorable via un interchange important (0,9 %) lorsqu’elles sont liées à un compte de l'entreprise, mais nettement plus faible (0,3 %) lorsqu’elles sont liées à aux comptes personnels des collaborateurs de l’entreprise.

Des besoins spécifiques

Au-delà des usages traditionnels, de nombreux besoins, nouveaux ou révélés, ont vu le jour autour d’usages spécifiques et de la nécessité de contrôler le type de dépense réalisée par les moyens de paiements mis à disposition des salariés des entreprises. La majorité des besoins sont relatifs à la mobilité des salariés et à la maîtrise des dépenses afférentes. Ainsi, il faut couvrir la réservation de billets pour des voyages (avion ou train), les dépenses pour leur véhicule de fonction ou de service, comme l’achat de carburant, l’autoroute, le parking, l’entretien du véhicule, voire le règlement d’amendes (pour débloquer un camion et sa marchandise), et les autres frais de déplacement professionnels, tels que l’hôtel et le restaurant.

Notons que, depuis longtemps, les achats délégués ont été identifiés comme un besoin spécifique, avec des cartes dites Purchasing susceptibles de contrôler les montants et éventuellement les commerçants. Objet d’un produit interbancaire en France dans les années 1990 [2], ces cartes n’ont pas réussi à trouver à l’époque leur marché. Aujourd’hui certaines banques proposent des cartes virtuelles permettant de déléguer une dépense ponctuelle à un montant plafonné par le paramétrage de la carte.

Par ailleurs, nous voyons des usages plus ponctuels ou spécifiques comme l’attribution d’une somme d’argent donnée en récompense, par exemple aux meilleurs commerciaux ou aux représentants d’une société (en particulier lorsqu’ils ne sont pas salariés). De même, il existe un besoin spécifique de régler les frais de déplacement et de représentation, ainsi que les dépenses courantes, de représentants à l’étranger. Dans ces deux cas, un moyen de paiement universel comme la carte répond au besoin lorsqu’elle est associée à une forme de contrôle ou de limitation des dépenses.

Des moyens de paiement adaptés

Les premiers moyens de paiement adaptés ont été des cartes privatives en particulier pour régler le carburant des routiers (DKV et UTA) puis de tous avec des cartes par réseau de stations essence, adossées à du prélèvement mensuel. De même la carte autoroute notamment destinée à régler les péages et qui peut se décliner sous forme de badge, est apparue pour les entreprises avant de se généraliser aux particuliers, et se base sur du prélèvement de la consommation. Dans tous les cas un reporting complémentaire permet à l’entreprise de suivre les dépenses engagées par les salariés.

En réponse aux différents besoins spécifiques des dépenses professionnelles, de nombreux fournisseurs du marché des paiements proposent des offres ciblées. Plutôt que les banques généralistes, sont très présents sur ce marché les acteurs historiques du prépayé (venant des Titres-Restaurants comme Edenred et Sodexo), les FinTechs spécialisées sur des niches métier (comme Mooncard et C2A) et les acteurs plus généralistes souvent en marque blanche (comme Bankable et Wirecard). Toutes ces solutions sont basées sur des fonctionnalités similaires et se distinguent surtout par les services connexes au moyen de paiement tels que suivi, contrôle, reporting, réconciliation…

Classiquement, les cartes prépayées à demande d’autorisation systématique permettent de maîtriser le niveau des dépenses. Le contrôle du type de dépense passe par le verrouillage des MCC (Merchant Category Code) pour limiter la carte aux distributeurs automatiques de carburant (DAC) par exemple, ou encore aux hôtels et restaurants. La carte virtuelle est plutôt utilisée pour des dépenses ponctuelles (majoritairement en ligne) alors que pour la majorité des achats en déplacement la carte physique reste indispensable. Notons que pour permettre l’usage d’une telle carte sur les autoroutes ne réalisant pas de demande d’autorisation [3], un paramétrage spécifique et une dérogation aux règles des schémas carte sont nécessaires.

Ces cartes basées sur un scheme international (Visa ou Mastercard) sont généralement siglées au nom de l’Établissement de paiement ou de monnaie électronique émetteur des cartes, mais peuvent tout aussi bien être en marque blanche au nom du fournisseur de solution s’adossant à un émetteur. Souvent les solutions sont domestiques ou limitées à la zone euro, la gestion de comptes en devises (pour éviter les effets de change) apportant son lot de complexité et de frais supplémentaires.

Généralement, un reporting global apporte le suivi nécessaire à l’entreprise fournissant ces cartes à ses salariés (ou ses représentants). De plus en plus, une application mobile permet au porteur de la carte d’en maîtriser l’usage. Ce type de carte permet d’autoriser ou de refuser les achats en ligne (en carte non présente comme l’e-commerce ou la réservation/achat par téléphone). Avec certaines offres, les retraits sont susceptibles d’être accessibles ponctuellement, pour un montant donné, en réponse par exemple à la nécessité de régler une amende importante en devise étrangère et débloquer ainsi la marchandise (cas des transporteurs des pays de l’Est parcourant toute l’Europe).

La limite de ce type de contrôle est l’imprécision des MCC par rapport aux biens achetés. Ainsi il est légitime de faire un plein dans une station essence et non sur un DAC (Distributeur automatique de carburant), mais alors rien n’empêche une dépense inappropriée en station (telle que de l’alcool). Une autre limite est la gestion de la TVA pour sa récupération par la société, en particulier sur des paniers composites à TVA différenciées et règles de récupération distinctes, comme l’achat d’un panier-repas en station essence en même temps qu’un plein de véhicule de service. Pour cela, tout comme pour automatiser le contrôle des notes de frais, il est indispensable d’associer le moyen de paiement avec un outil d’analyse des reçus ou tickets de caisse. Quelques solutions émergent aujourd’hui dans ce domaine, de la part de start-up, fondées sur des photos de tickets de caisse associées à des techniques de reconnaissance optique de caractères [4].

Par ailleurs, pour les très grandes entreprises, un produit sophistiqué appelé carte « logée » a été développé, doté de fonctionnalités particulières facilitant le processus de réconciliation et de traitement des données de paiement, avec l’objectif de simplifier le suivi et l’optimisation des voyages au sein de l’entreprise. Ces cartes atypiques sont l’apanage de deux acteurs principaux, American Express & Air Plus, qui nouent parfois des partenariats de distribution avec des banques.

Enfin, ne doutons pas qu'avec l'effervescence autour des usages de l'Instant Payment, des offres innovantes permettant d'optimiser et enrichir les utilisations professionnelles verront prochainement le jour comme, par exemple, dans le domaine du voyage, notamment du transport aérien, avec des cas d’usage autour d’un remboursement instantané en cas de retard ou d’annulation d’un vol.

En conclusion

Par rapport aux paiements d’usage privé, les paiements en milieu professionnels répondent à des contextes particuliers d’utilisation (délégation à des salariés, prédominance du remboursement de frais exposés par des salariés) qui donnent lieu à des règles de fonctionnement spécifiques, telles que la mise en place de contrôles.

Par ailleurs, on constate une évolution des besoins, notamment dans le domaine de la mobilité, depuis l’achat de billets de transport jusqu’au règlement d’amendes, en passant par l’achat de carburant. Pour répondre à ces tendances nouvelles, des moyens de paiement adaptés ont été mis au point – cartes privatives (carburant, autoroute), instruments prépayés de toutes sortes – souvent par des acteurs non bancaires, qu’ils soient émetteurs de titres de services, FinTechs spécialisées sur une niche métier ou bien acteurs en marque blanche. Ces nouveaux instruments de paiement se caractérisent par une gamme étendue de services connexes au paiement lui-même, tels que suivi, contrôle, reporting, réconciliation.

Quant aux banques, elles restent encore dominantes dans le monde des cartes généralistes dites Business ou Corporate, et il est probable que, comme dans d’autres domaines de la banque et de la finance, elles sauront s’intégrer à ces nouveaux marchés, en nouant des partenariats avec les acteurs innovants ou en les rachetant.

 

http://www.revue-banque.fr/management-fonctions-supports/article/transports-vers-tout-digital.

[1] « Transports : vers le tout digital », Revue Banque n° 831, avril 2019, p. 56 :

[2] Service développé par le GIE Service Purchasing.

[3] Voir notre article précédent, op. cit.

[4] ORC : Optical Character Recognition.

 

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