Organisation d’un festival : comment limiter les risques ?

L'annulation de l'&eacute;mission Koh Lanta, l'explosion au palais des sports entra&icirc;nant l'annulation de plusieurs repr&eacute;sentations de la com&eacute;die musicale 1789, les Amants de la Bastille ou encore les r&eacute;cents mouvements de gr&egrave;ves des intermittents du spectacle sont autant de sujets d'actualit&eacute; qui permettent de mesurer les risques li&eacute;s &agrave; l'organisation d'&eacute;v&eacute;nements. Un &eacute;v&eacute;nement, par d&eacute;finition un rassemblement de personnes dans un m&ecirc;me lieu &agrave; une date convenue et avec un objectif commun, s'organise &agrave; l'avance et doit &ecirc;tre pr&eacute;par&eacute; m&eacute;ticuleusement. L'objet m&ecirc;me d'un rassemblement comporte des risques, qui doivent &ecirc;tre anticip&eacute;s. Cette organisation engendre des co&ucirc;ts financiers. Il faut donc s'assurer tout d'abord que le public pr&eacute;sent permettra de rentabiliser l'&eacute;v&eacute;nement. Ces d&eacute;cisions entra&icirc;nent des risques qu'il convient de bien d&eacute;finir pour mieux pouvoir les appr&eacute;hender et les couvrir. On peut comprendre que les d&eacute;cisions de l'organisateur peuvent &ecirc;tre orient&eacute;es dans le souci de rentabiliser l'&eacute;v&eacute;nement et p&eacute;renniser son activit&eacute;. Dans la production de spectacle, tout ce qui est investi devra &ecirc;tre rentabilis&eacute; sur une courte p&eacute;riode, limit&eacute;e dans le temps, car un &eacute;v&eacute;nement est par nature temporaire. L'organisateur doit donc tout mettre en place pour que la manifestation ait lieu dans les conditions attendues. Selon le type d'&eacute;v&eacute;nement et la mani&egrave;re dont il a &eacute;t&eacute; organis&eacute;, les probl&eacute;matiques et les risques qui en d&eacute;coulent ne sont pas identiques : il est donc utile de se r&eacute;f&eacute;rer &agrave; un exemple d'&eacute;v&eacute;nement pour d&eacute;finir et mesurer les risques. Le cas d'un festival Dans le cas de l'organisation d'un festival, il faut d'abord faire la liste des intervenants n&eacute;cessaires &agrave; la mise en place de ce type d&rsquo;&eacute;v&eacute;nement. L&rsquo;organisateur a &eacute;tabli avec les producteurs de chacun des artistes les diff&eacute;rents contrats de cession permettant de s&eacute;curiser leur pr&eacute;sence &agrave; l'&eacute;v&eacute;nement. Ces contrats lient contractuellement l'organisateur et le producteur qui se doivent, pour le premier, de payer le prix de la prestation de l'artiste et, pour le second, de s'assurer de la pr&eacute;sence de l'artiste le jour de la manifestation. D&egrave;s lors que la programmation est &eacute;tablie, l'organisateur doit faire appel &agrave; plusieurs prestataires : agences de communication : pour promouvoir l'&eacute;v&eacute;nement aupr&egrave;s du public ; exploitant de lieu : permettant de mettre &agrave; disposition le lieu o&ugrave; se tiendra l'&eacute;v&eacute;nement ; divers prestataires techniques : location de mat&eacute;riel, installation de mat&eacute;riel, logement, catering , merchandising ... Ces intervenants seront r&eacute;mun&eacute;r&eacute;s avant le d&eacute;but de la manifestation ou, du moins, un acompte leur est vers&eacute;. L'organisateur doit donc d&eacute;gager des fonds, mettre &agrave; disposition de la tr&eacute;sorerie avant que l'&eacute;v&eacute;nement ait eu lieu. Diff&eacute;rentes solutions s'offrent &agrave; lui, telles que : lib&eacute;rer une avance de tr&eacute;sorerie aupr&egrave;s de sa billetterie (Fnac, Digitick, Tickenet...) ; effectuer des d&eacute;marches vis-&agrave;-vis des autorit&eacute;s comp&eacute;tentes dans le but de d'obtenir des subventions ; ou de mettre en place des partenariats avec des soci&eacute;t&eacute;s priv&eacute;es (m&eacute;c&eacute;nats). Ces op&eacute;rations impliquent une promesse de l'organisateur envers ses partenaires : que l'&eacute;v&eacute;nement ait lieu et qu'il se passe au mieux, car en cas d'annulation, ces avances devront, dans la plupart des cas, &ecirc;tre rembours&eacute;es. Synth&eacute;tiser ces op&eacute;rations contractuelles dans un tableau (voir Sch&eacute;ma) permet de visualiser la position de chacun des intervenants. La pr&eacute;sentation de ces intervenants permet de comprendre l'importance des capitaux mis en jeux pour organiser l'&eacute;v&eacute;nement : budget artistique ; budget technique ; co&ucirc;t de location du site ; budgets &laquo; divers &raquo; ( catering , merchandising , buvette...) Plus le budget artistique est important, plus on peut estimer que le nombre de spectateurs attendus sera &eacute;lev&eacute;. C'est donc une d&eacute;cision strat&eacute;gique et budg&eacute;taire qui doit &ecirc;tre prise par l'organisateur. Dans le cadre de l'organisation d'un festival, les d&eacute;cisions peuvent se prendre pr&egrave;s d'un an &agrave; l'avance. L'organisateur prend des engagements financiers vis-&agrave;-vis de ses prestataires et des partenaires, mais &eacute;galement des engagements vis-&agrave;-vis du public, de ses salari&eacute;s et b&eacute;n&eacute;voles. On comprend donc l'importance, pour l'organisateur, que l'&eacute;v&eacute;nement ait lieu. Le risque financier Ces investissements se font pour un &eacute;v&eacute;nement qui doit avoir lieu &agrave; une date d&eacute;finie &agrave; l'avance. La difficult&eacute; est d'anticiper toutes les situations qui pourraient compromettre la bonne tenue de l'&eacute;v&eacute;nement, car certaines situations ne peuvent pas &ecirc;tre anticip&eacute;es par les organisateurs. Voici quelques risques impr&eacute;visibles et ext&eacute;rieurs &agrave; la volont&eacute; de l'organisateur : risques li&eacute;s aux retraits d'autorisations administratives ; risques li&eacute;s &agrave; l'indisponibilit&eacute; du lieu ; risques li&eacute;s &agrave; une carence &eacute;lectrique ; risques li&eacute;s &agrave; l'indisponibilit&eacute; du mat&eacute;riel (par exemple, du mat&eacute;riel qui se trouve bloqu&eacute; dans les transports suite &agrave; des gr&egrave;ves) ; risques d'intemp&eacute;ries (dans le cas d'un festival, ce risque est tr&egrave;s pr&eacute;sent, car au moins une partie de l'&eacute;v&eacute;nement est susceptible d'&ecirc;tre en plein air) ; risques li&eacute;s &agrave; l'indisponibilit&eacute; d'une personne indispensable (artistes, metteur en sc&egrave;ne, techniciens). Le risque d'annulation L'actualit&eacute; r&eacute;cente li&eacute;e &agrave; la gr&egrave;ve des intermittents du spectacle a entra&icirc;n&eacute; l'annulation partielle de plusieurs &eacute;v&eacute;nements tels que le Rio Loco &agrave; Toulouse, le Printemps des com&eacute;diens &agrave; Montpellier, les Nuits de Fourvi&egrave;re &agrave; Lyon ou encore le festival Uz&eacute;s Danse. Cette situation est pr&eacute;judiciable pour les organisateurs, car ils subissent des pertes financi&egrave;res. Pour certains, l'&eacute;quilibre financier d&eacute;j&agrave; fragile n'a pas pu &ecirc;tre atteint. Dans le cas des festivals, l'&eacute;quilibre financier est atteint, parfois, uniquement si toutes les journ&eacute;es de festivals ont lieu. En effet, il se peut que dans la programmation de l'&eacute;v&eacute;nement, la premi&egrave;re journ&eacute;e soit une journ&eacute;e d'appel incitant les festivaliers &agrave; prendre des &laquo; pass &raquo; de 3 jours. L'organisateur accepte donc d'investir un budget artistique plus &eacute;lev&eacute; que les recettes attendues sur la premi&egrave;re journ&eacute;e, le but &eacute;tant de rentabiliser cette journ&eacute;e sur les deux suivantes. Si les deux derni&egrave;res journ&eacute;es sont annul&eacute;es, l'organisateur aura &eacute;videmment travaill&eacute; &agrave; perte. Des solutions assurantielles existent pour couvrir ce risque. En cas d'annulation, l'assureur peut pr&eacute;voir, dans le cas o&ugrave; les causes sont ext&eacute;rieures &agrave; la volont&eacute; de l'organisateur, que les frais engag&eacute;s, voir les recettes escompt&eacute;es, soient prises en charge. Il existe &eacute;galement des extensions de garanties dans un contrat d'assurance annulation : assurer l'indisponibilit&eacute; d'un ou plusieurs artistes, par exemple en cas d'accident ou de maladie ; assurer les risques li&eacute;s aux &eacute;v&eacute;nements climatiques. Les risques de responsabilit&eacute; civile Les diff&eacute;rents intervenants dans un festival sont confront&eacute;s aux risques li&eacute;s &agrave; leur qualit&eacute; d'employeur, mais &eacute;galement &agrave; sa responsabilit&eacute; vis-&agrave;-vis du public. La pr&eacute;paration d'un festival n&eacute;cessite des moyens humains. Avant le festival, un bureau permanent permet de mettre en place et d'organiser le festival. Mais le jour de l'&eacute;v&eacute;nement, des moyens humains bien plus importants sont n&eacute;cessaires. C'est pour cela que bien souvent beaucoup de b&eacute;n&eacute;voles sont sollicit&eacute;s. Vis-&agrave;-vis de ces salari&eacute;s et ces b&eacute;n&eacute;voles, l'organisateur a un devoir de s&eacute;curit&eacute; et il doit mettre tous les moyens en œuvre pour &eacute;viter tout dommage corporel. Dans le cas o&ugrave; une personne serait bless&eacute;e, la responsabilit&eacute; civile de l'organisateur pourrait &ecirc;tre engag&eacute;e. D'autre part, l'organisateur a une responsabilit&eacute; vis-&agrave;-vis du public. Par exemple, si l'artiste d&eacute;cide de se jeter dans le public lors de sa prestation et que, lors de cette action, il blesse une personne du public. Si le dommage est important, il est probable que le festivalier recherchera la responsabilit&eacute; de l'organisateur, qui lui-m&ecirc;me pourra rechercher en recours celle du producteur, employeur de l'artiste. Les diff&eacute;rents intervenants ont donc int&eacute;r&ecirc;t &agrave; s'assurer pour couvrir leur responsabilit&eacute; civile, afin de faire face financi&egrave;rement au r&egrave;glement d'un pr&eacute;judice corporel ou mat&eacute;riel qu'ils pourraient causer. On imagine tr&egrave;s bien que, d'un point de vue financier, ces recherches en responsabilit&eacute;, surtout pour un dommage corporel, peuvent se chiffrer en dizaines de milliers d'euros. L'assurance permet aussi d'assumer les recours qui pourront &eacute;ventuellement &ecirc;tre engag&eacute;s par l'organisateur contre les prestataires ou le producteur. Toute personne qui subit un dommage sur l'&eacute;v&eacute;nement ira, dans un premier temps, rechercher la responsabilit&eacute; de l'organisateur, mais celui-ci dispose d'un recours contre le responsable final du dommage. Le risque de d&eacute;t&eacute;rioration de mat&eacute;riel Les risques li&eacute;s au mat&eacute;riel utilis&eacute; lors d'un festival sont importants. Pour r&eacute;aliser un &eacute;v&eacute;nement, l'organisateur doit mettre en place un &eacute;quipement co&ucirc;teux : l'installation des sc&egrave;nes et les effets de lumi&egrave;re, de son et de vid&eacute;o. Cela repr&eacute;sente une grande quantit&eacute; de mat&eacute;riel et un co&ucirc;t important. L'organisateur loue ce mat&eacute;riel, se le fait confier (par les artistes ou les musiciens, par exemple) ou ach&egrave;te en propre une partie du mat&eacute;riel. Dans tous les cas, ce mat&eacute;riel a souvent une grande valeur, compte tenu de sa quantit&eacute; et de sa qualit&eacute;. Ce mat&eacute;riel sera utilis&eacute; par diff&eacute;rents intervenants (b&eacute;n&eacute;voles, techniciens, salari&eacute;s) et cela augmente les risques (casse, vol et d&eacute;t&eacute;rioration). Si une quantit&eacute; importante de mat&eacute;riel &eacute;tait d&eacute;grad&eacute;e, cela pourrait avoir des cons&eacute;quences sur la stabilit&eacute; financi&egrave;re de la soci&eacute;t&eacute; organisatrice. L'assurance intervient pour couvrir les dommages que peut subir le mat&eacute;riel. Un organisateur de spectacle est donc confront&eacute; &agrave; de nombreux risques qui peuvent en partie &ecirc;tre couvert par un contrat d'assurance. Le risque d'image Outre les risques financiers, le risque d'image doit &ecirc;tre &eacute;voqu&eacute;. Pour reprendre l'exemple pr&eacute;sent&eacute; en introduction, l'explosion au Palais des sports en novembre 2013, qui a caus&eacute; le d&eacute;c&egrave;s du directeur artistique de la com&eacute;die musicale 1789 Les Amants de la Bastille . Cette explosion a entra&icirc;n&eacute;, en effet, un pr&eacute;judice financier pour l'organisateur : annulation de plusieurs repr&eacute;sentations de la com&eacute;die musicale (perte de recettes) ; indisponibilit&eacute; du directeur technique de la com&eacute;die musicale (homme cl&eacute;) ; d&eacute;g&acirc;ts mat&eacute;riels : dommages au b&acirc;timent lou&eacute; (le Palais des Sports), dommages mat&eacute;riels sur le mat&eacute;riel propre (pr&ecirc;t&eacute;, lou&eacute; ou en propri&eacute;t&eacute;), dommages aux am&eacute;nagements et mobilier pr&ecirc;t&eacute;s par la salle ; dommages corporels : d&eacute;c&egrave;s du directeur technique, 15 victimes corporelles. Au-del&agrave; du pr&eacute;judice financier, l'organisateur a &eacute;t&eacute; &eacute;galement confront&eacute; au risque d'image. En effet, la presse a communiqu&eacute; rapidement sur l'accident. La r&eacute;ponse donn&eacute;e par l'organisateur a &eacute;videmment un impact direct sur le maintien du spectacle et sur les recettes tir&eacute;es de celui-ci, s'il est maintenu. Ces risques peuvent &ecirc;tre couverts par des produits d'assurance, l'&laquo; Assurance perte d'image &raquo; qui propose des prestations telles que : le d&eacute;p&ecirc;chement d'une cellule de crise pour aider &agrave; la r&eacute;daction des premiers communiqu&eacute;s de presse ; une aide psychologique aux victimes ; l'aide au recrutement d'une nouvelle personne clef. Pour l'instant, le risque d'image est un sujet nouveau pour les organisateurs de spectacle, qu'ils doivent apprendre peu &agrave; peu &agrave; couvrir pour tenter de limiter le risque au maximum. En conclusion, il faut souligner que l'assurance offre des solutions aux multiples risques financiers, d'annulation, de dommages aux biens et corporels ou d'image que courent les organisateurs de spectacle. Mais d'autres risques demeurent, qui n'ont pas &eacute;t&eacute; &eacute;voqu&eacute;s, car il n'y a pas de solutions en termes d'assurance. En effet, un contrat d'assurance ne peut appr&eacute;hender que les risques ext&eacute;rieurs et impr&eacute;visibles pour l'organisateur. &Agrave; ce jour, le manque de succ&egrave;s ou encore la reprise des ant&eacute;c&eacute;dents m&eacute;dicaux pour les artistes ne peuvent pas &ecirc;tre couverts par une police d'assurance et restent &agrave; la charge des diff&eacute;rents entrepreneurs de spectacles.

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